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Embora se trate de um processo obrigatório em muitas situações, a emissão de notas fiscais em vendas ou prestação de serviços é um hábito incomum para grande parte dos microempreendedores individuais (MEI) brasileiros. Dados revelados pela plataforma de gestão MaisMei mostram que 35,83% dos gestores enquadrados como MEI nunca emitiram o documento, enquanto outros 27,53% afirmam que realizam este processo apenas quando solicitado pelo cliente. O levantamento faz parte de uma pesquisa feita pela MaisMei, que ouviu 5.640 empreendedores cadastrados na plataforma, para entender o perfil médio do MEI no Brasil.

“Uma das principais funções do regime de tributação do MEI é justamente a possibilidade de o microempreendedor individual emitir as notas fiscais para evitar problemas com o Fisco, resguardando a legalidade de suas atividades. Percebemos, porém, que há uma lacuna entre as obrigações legais/fiscais e a realidade operacional de grande parte desses empreendedores, o que é preocupante pois, dependendo do caso, negligenciar esse processo pode resultar até mesmo na perda do CNPJ”, explica Kályta Caetano, head de Contabilidade da MaisMei.

Ainda segundo a pesquisa, 8,41% afirmam que abriram o CNPJ com o objetivo principal de emitir notas fiscais. De acordo com o Governo Federal, o MEI é dispensado de emitir o documento para consumidor pessoa física, salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor. Se o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, a emissão de NF é obrigatória, podendo ser realizada pelo responsável pelo MEI ou pelo destinatário.

Consequências

Além de garantir uma relação de maior confiança com os clientes, a emissão de notas fiscais facilita o cumprimento de obrigações como a Declaração Anual do MEI que comprova, por exemplo, que a empresa se manteve dentro do limite de faturamento – atualmente fixado em R$ 81 mil por ano.

Outros consequências, segundo Kályta Caetano, são:

• Problemas Fiscais: A não emissão de notas fiscais pode levar a problemas com a Receita Federal, incluindo a não comprovação de receitas declaradas. Isso pode resultar em sanções fiscais e complicações na regularização da situação fiscal do MEI, principalmente para o microempreendedor que realiza transações via PIX. Desde janeiro de 2023, as movimentações via PIX passaram a ser monitoradas pelo Fisco, com base neste Convênio ICMS Nº 166/2022, publicado pelo Despacho Confaz 62/2022. Com isso, os bancos e instituições financeiras deverão informar, através da DIMP, todas as movimentações financeiras, incluindo o PIX. A norma determina também a retroatividade do envio dos dados desde o início da vigência dessa forma de pagamento, que foi em 2020.
  
• Dificuldade na Obtenção de Crédito: A emissão de notas fiscais é uma forma de comprovar a renda do MEI. Sem elas, pode ser mais difícil conseguir empréstimos ou financiamentos, já que os bancos e instituições financeiras exigem essa comprovação para avaliar o crédito.
  
• Complicações Contratuais: Empresas que contratam serviços ou compram produtos de um MEI exigem a nota fiscal para fins de dedução fiscal e controle contábil. Sem a emissão das notas fiscais, o MEI pode perder contratos ou clientes empresariais.
  
• Problemas com Fiscalizações: Em uma fiscalização, a ausência de notas fiscais pode ser interpretada como uma tentativa de sonegação de impostos, o que pode levar a investigações mais detalhadas e multas significativas.

Kályta Caetano ressalta que os motivos que levam o microempreendedor a não emitir notas podem ser diversos e, não necessariamente, se trata de uma conduta de má-fé. "A falta de conhecimento sobre como e quando emitir notas fiscais ou a percepção de que o processo é complexo ou desnecessário são motivos bastante citados. Há ainda a possibilidade de que esses MEIs atuem em setores menos formalizados, onde a emissão de nota fiscal não é uma prática comum ou exigida pelos clientes”, afirma a especialista em contabilidade.

Atualmente, o Governo Federal possui um sistema integrado e prático para emissão de notas fiscais, através do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou pelo aplicativo NFS-e Mobile. Primeiramente, é necessário cadastrar o CNPJ MEI na plataforma. O passo a passo completo está disponível no blog da MaisMei.

Já pelo app da MaisMei, a emissão da nova NFS-e está disponível para os usuários de todos os municípios brasileiros de forma gratuita, rápida e com auxílio da plataforma. Basta baixar o aplicativo, se cadastrar e seguir os passos que a plataforma apresenta, de forma intuitiva. O usuário só precisa preencher o serviço que foi prestado, CNPJ do cliente e o valor.